二、签字管理

项目上的文件资料一般需要有相关管理人员或授权代理人的签字才能发生效力，包括收货单的签收、签证变更确认、结算办理、往来函件的收发。与项目部印章使用存在的风险类似，签字人可能超越代理权或滥用代理权，给企业带来诉讼和债务问题，造成工程成本的增加。

风险提示

1．无授权的签字导致债务增加，引发诉讼的风险。项目管理人员超越授权范围签字构成表见代理或职务行为。法院在认定项目管理人员签字行为是否构成职务行为时，通常从以下要件进行判断：一是身份要素，项目管理人员与其所代表的施工企业存在劳动关系；二是名义要素，项目管理人员是以施工企业的名义对外从事法律行为的；三是权限要素，项目管理人员从事的行为在施工企业授权范围内。满足上述三个要素的项目经理的行为可以被认定为职务行为。在项目管理人员职务行为的认定中，项目经理的签字最容易被认定为职务行为，《建筑施工企业项目经理资质管理办法》第8条规定："项目经理在承担工程项目施工的管理过程中，应当按照建筑施工企业与建设单位签订的工程承包合同，与本企业法定代表人签订项目承包合同，并在企业法定代表人授权范围内，行使以下管理权力；（一）组织项目管理班子；（二）以企业法定代表人的代表身份处理与所承担的工程项目有关的外部关系，受委托签署有关合同；（三）指挥工程项目建设的生产经营活动，调配并管理进入工程项目的人力、资金、物资、机械设备等生产要素；（四）选择施工作业队伍；（五）进行合理的经济分配；（六）企业法定代表人授予的其他管理权力。"由于部门规章对项目经理权限的规定已经比较全面，一旦签字人员项目经理的身份被证实，其行为大概率会被认定为职务行为，相应的法律后果将由承包人承担。

表见代理的构成需要满足两个要件：一是项目签字人员具有相应代理权的客观表象；二是主观上相对人善意且无过失。相对人善意且无过失的要件要求，根据项目经理签章的文件不同，相对人应尽的注意义务的程度要求也不同。一般性的工程资料，如工程变更签证、材料签收单、工程量送审等对相对人的注意义务要求较低，不需要施工企业出具专门的手续即可认为项目经理有代理权。而在签订采购、融资、租赁等各类合同时，相对人应对印章是否真实，签字人是否有代理权及供应材料、出借资金是否用于工程项目加以注意。若相对人未尽到相应注意义务则不满足善意且无过失的构成要件，相应行为对施工企业不产生法律效力。

2．签字未获授权，导致文件无效的风险。在项目履约过程，由于项目管理人员工作变动等原因，会出现现场实际履约人员与合同约定的授权代表不符的情况，现场实际履约人员签字的文件的有效性很可能因为缺少法定代表人及公司的书面授权文件而受到影响。

化解措施

1．完善管理人员授权制度。将对项目经理及其他项目管理人员的授权进行公示送达。承包人与发包人及分供单位签订合同时，应将项目管理人员的授权范围在合同条款中予以约定，授权事项要具体明确。对可能导致施工企业承担经济责任的文件的签署除授权给项目管理人员外，还应在合同条款中明确："最终的合同结算价款以施工企业加盖公章或结算章的结算文件为准，仅有项目管理人员签字的结算文件对承包人无效。"对于分供合同，根据施工企业内部结算的审批流程制定结算审批表，将结算审批表作为合同附件并注明只有完成结算审批表内的审批流程，结算文件才可作为向施工企业主张债权的依据。

2．加强项目管理人员授权签字管理的风险警示教育。对项目管理人员进行签字管理制度的培训，提高项目管理人员对签字风险管理的责任意识。项目管理人员对经手签字的文件，一定要认真审查，尤其是可能产生经济责任的文件，比如收货单、业主的处罚通知、分包的签证，一定要与工程现场的实际情况核对比较，切记不要做文件的转手人，别人送来什么就签什么，这起不到风险控制的作用。